忙しい人に頼む前に見る3つ、伝える4つ

こんにちは、アプリコットデザインの中村です。

最近、かなり忙しい外部の方に仕事をお願いしました。スケジュールに余裕はなさそうでしたが、それでもお願いしたところ、素晴らしい仕事をしていただきました。

頼む相手を選ぶとき、忙しそうな人は「悪いから」と、つい候補から外してしまうことがあります。けれど、忙しいのは、その人に仕事が集まっているからです。仕事が集まるのは、これまで誰かの期待に応えてきた可能性が高いからだと僕は考えています。とはいえ、忙しすぎて対応が雑になっている人や、納期を守れない人もいると思います。

忙しい人も候補に残したうえで、仕事が集まっている理由を3つの手がかりで確かめます。頼むと決めたら、依頼の中身を4つそろえて渡します。

仕事が集まっている理由を3つの手がかりで確かめる

1つ目は、同じ相手から何度も頼まれているかどうかです。実績やホームページに同じ会社の名前が何度も出てくるなら、一度頼んだ会社が、もう一度この人に頼もうと決めたということです。最初の仕事が期待に届かなければ、2回目の依頼はなかなか来ないと思います。実績を載せていない人もいます。その場合は、最初の打ち合わせで「長くお付き合いが続いているのは、どんなお客様ですか」と聞いてみてもいいと思います。

2つ目は、紹介で仕事が来ているかどうかです。その人を知ったきっかけが誰かの紹介だった場合や、その人の仕事の多くが紹介から始まっている場合です。人を紹介するとき、紹介する側は自分の信用を少し預けています。それでも紹介が続いているのなら、仕事の質に加えて、人柄や対応も信頼されていると考えていいと思います。紹介してくれた人に「頼んでみて、どうでしたか」と一言聞いてみるのもいいと思います。

3つ目は、最初のやり取りで何を聞いてくるかです。納期と予算の確認で終わらずに、「これは何のために使うものですか」「誰に届けたいものですか」と聞いてくる人がいます。パンフレットなら、「展示会では、どんな人に配るんですか」と聞いてくる。こうした質問が最初に出てくる人は、どこに時間をかけるかを、仕事の始めの段階で決めようとしているのだと思います。

依頼で渡す4つ：何を・いつまでに・何ができたら完成か・どこまで任せるか

忙しい人ほど、曖昧な依頼には時間を使いません。頼む側が次の4つを整理してから渡すと、忙しい人とも気持ちよく仕事を進められると思います。

展示会で配るパンフレットのデザインを外部の方にお願いする場合なら、たとえばこう書きます。

• 何を：展示会で配るA4二つ折りのパンフレットを、表紙と中面を合わせて4ページでお願いしたいです。
• いつまでに：11月10日の入稿に間に合わせたいので、10月31日までに初稿をいただけますか。
• 何ができたら完成か：会社の代表番号とロゴが入った版を、印刷会社に入稿できる形でいただければ完成です。
• どこまで任せるか：写真の選び方と文字の組み方はお任せします。会社の説明文だけは、こちらで確認したいです。

4つが欠けると聞き返しの往復が増える

この4つがないまま「パンフレットをお願いします」とだけ送ったとします。相手は、何ページか、いつまでか、どんな形で納めればいいかを、順に聞き返すことになります。忙しい人にとっては、この往復がいちばん時間を取られるところだと思います。4つがそろっていれば、受け取った人は最初の返事から仕事の中身の話に入れます。

4つのなかで抜けやすいのは、どこまで任せていいか、だと思っています。任せるところを先に伝えておくと、相手は「ここは自分で決めていい」と分かって進められます。今回お願いした方も、必要なところでは確認を入れ、任せていいところは自分で判断して進めてくれました。頼む側が任せる範囲を書いておけば、そうした進め方はもっとしやすくなるはずです。

忙しそうだからと候補から外さずに、仕事が集まっている理由を3つの手がかりで確かめる。頼むと決めたら、4つをそろえて渡す。いい仕事は、依頼する側とされる側の両方でつくるものだと思っています。