こんにちは、アプリコットデザインの中村です。ここのところ、ものを減らしています。手をつけたのは服と家の中、それに仕事場の机と事務所で、机と事務所のほうはまだ途中です。今回は、その仕事机の話です。考えて言葉にする仕事をしている経営者の方や、広報・マーケティングの担当の方に読んでいただけたらと思います。
机の上にあるのは、まだ終わっていない仕事
机の上に置いてあるものは、たいてい、まだ終わっていない仕事です。見積の資料があり、印刷したまま読んでいない紙がある。置いた本人は、置いておけば忘れないと思っています。
ところが、ものは情報です。読みかけの紙が目に入れば、続きを読まなきゃ、と頭の中を一文が通ります。忘れないために置いたものが、そこにあるあいだじゅう、こちらの集中力を少しずつ使っている。
打ち合わせから戻って、さあ書くぞ、というときに、一番手前に別の仕事の紙が置いてあったりします。戻ってすぐに手が動かないのは、たいていその紙のせいです。机の上は、今日やることの一覧というより、やりかけの全部が並んだ台になっています。
一週間おいて、探しに行ったものだけ戻す
机を一度に全部片づけようとすると、途中で終わらなくなります。決める数を減らすためにやっているのに、その日だけは決める数が跳ね上がるからです。机の上だけに絞って、小さく回すほうが軽く済みます。
- 今日一日、仕事机の上で一度も手に取らなかったものを数える。
- そのうち三つを、机の上から外す。捨てなくてかまいません。引き出しでも、別の部屋でもいい。
- そのまま一週間おいて、探しに行ったものだけを机に戻す。
- 探しに行かなかったものを、捨てるかどうかは、そのあとで決める。
数えてみると、たぶん思っていたより多いと思います。探しに行かなかったものは、机の上にあったあいだずっと、集中力を使いつづけていたことになります。
一週間に三つなら、ひと月で十二のものをふるいにかけたことになります。この速さなら、片づけたのに三日で戻る、ということにはなりにくいと思います。
作例：広報担当の机で数えてみる
ここからは作例です。会社の広報を一人で受け持っている方の机に、こんなものが載っているとします。
- ほかの会社の会社案内が五冊。いつか参考にしようと思って取ってあるもの
- 去年のイベントで配ったチラシの余り
- 取材の日程を書いた付箋が数枚
- 赤字を入れ終えた校正紙の束
- 名刺の入った箱
一日のうちに手に取ったのが、付箋と名刺の箱だけだったとします。ほかの三つを机から外して、棚の下の段へ移します。一週間のうちに探しに行ったのは、会社案内の一冊だけ。その一冊を机に戻し、残りの四冊とチラシの余り、校正紙をどうするかは、そこで決めます。
探しに行ったあの一冊が、本当に参考にしたかった会社案内です。残りの四冊は、いつか使うかもしれない、で置いてあったことになります。
みんなで使う棚は、ひとこと添えて外す
事務所の棚は、自分の机とは少し違います。棚から何かを外すと、あとで誰かが探しに来ます。
外したことを、ひとこと伝えておく。戻す場所も決めておく。そのぶん手間はかかります。そのかわり、同じ棚を使っている全員の決める数が、いっしょに減っていきます。
考えて、それを言葉にする仕事の材料は、頭の空きぐあいです。今日一日、机の上で一度も手に取らなかったものがいくつあったか。帰る前に一度、数えてみてください。
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