どんな小さなグループにも仕組み化は必要

ごきげんよう。
ナカノです。

様々なことで「探す」や「悩む」など、「”実作業”以外に結構時間が取られている」や「人によってやり方が異なる」なんてことが意外と多くありませんか？
そんな時は「仕組み化」することである程度は解消できるのではないでしょうか。
というわけで今回は「どんな小さなグループにも仕組み化は必要」というテーマです。

例1：テレビのリモコンが見つからない

例えば、ご家庭でテレビのリモコンが見つからないという事象が起こったことは多々あるかと思います。

まず、ご自身では概ねどこに置くか決めていると思います。
そして家族の一人が別の場所に、もう一人がさらに別の場所に置くことをそれぞれが決めていたとします。

最後に使用したのが自分以外の場合、テレビを見る時にまずどこにあるのか「探す」必要が出てきます。
最後に使った人がその場にいれば聞けば済む話ですが、必ずいるとは限りません。
あれこれ探しているうちに見たい番組が始まってしまい。。。
これは個人でも起こってしまうことですが、他者が絡むとより複雑になります。
そこで、この場合は「リモコンは必ず◯◯に置く」と家族で決め、全員がそれを守ることでリモコンを「探す」という行為が省かれ全員がストレスなくテレビ番組を見始めることができます。

小さなことですが、決めているご家庭もあるのではないでしょうか。

例2：新入社員への教育方法が違う

2つ目はもう少し会社的なことをあげますと、例えば新入社員への教育方法が決まっていない場合。
先輩社員Aは必要だと思われることを1〜10までお伝えするのに対し、先輩社員Bは本当に基本的な部分の1〜6はお伝えするがそれ以外については事が発生するたびにお伝えする方針だとします。

その後教育期間が終わり、先輩社員Cが当然1〜10まで知っているものと思い新入社員に指示出しをすると先輩社員Bが担当だった人の場合「それは聞いていません」となってしまいます。

ここでは、教育は1〜10までお伝えするという「仕組み」が作られていればそのような事象の発生は少なくなりますよね。

仕組み化は「運用」が大切

2つほど簡単な例を上げましたが、会社のような組織になると特に仕組み化が必要になります。
仕組み化にあたり、可能な限り「例外」をなくすことが重要ですし、全員の協力なくしては仕組み化は難しいです。
確かに導入直後は今までと勝手が違うために余計手間や時間がかかってしまう場合が多く発生しますが、その仕組が機能し始めれば導入前より「探す」や「悩む」といった無駄なことが減り効率化がはかれますので、その旨しっかりと説明していく必要があります。
そして何より仕組み化をスタートしてから「常に改善し続けること」と「全員が実施できているかチェックしていく」という「運用」がとても大切になります。

まとめ

組織を運営されていて「あいまいな部分が多いな」と感じられている方は、小さなことからでも仕組み化を導入してみてはいかがでしょうか。

また、マイルールなんて言葉があるように個人でも知らず知らずのうちに仕組み化は行われています。
とはいえ「家族や友人グループ等でそんなガチガチに決めていたら余計ストレスがたまるよ！！」というご意見はごもっともです。
もちろん会社のような組織とは違うのでそこまで決めなくても良いと思いますが、モヤっとすることがあれば都度全員で話し合って皆が少しでも気持ちよく過ごせるように出来たら良いのかなと思います。