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APRICOT DESIGN BLOG

テレワークでも思いやりが大切!

UPDATE : 2021.04.27

CATEGORY : Nakano Takafumi

再び一部地域に緊急事態宣言が発出され、厳しい状況が続いております。
そして、テレワークもさらに推奨されている中、これは大切かなと思うことをお伝えできればと思います。

テレワークになると、当然ながらその場に「人」がいません。
お客様からのご依頼だったり仲間からの作業の依頼だったりは、メールやチャットなどのテキストがメインになります。

その際に「十分な情報」は送れていますか?

情報が不足していると、お願いされた人は大小関わらず時間をかけて調べます。
もしどこにも情報がない!分からない!が発生すると、お願いした人へ確認する必要が出てきます。
そしてお願いした人がまたその情報を確認する時間が発生し、またその返信をしなければなりません。
そうしますと、お互い余計な時間が必要となります。

また、お願いされた人は、この時間にこれをやろうと計画すると思いますので、お願いした人へ確認する必要が出てくると作業がとまり、返信待ちとなります。
そして、他の作業を始めてしまうと、返信がきた時また頭を切り替えてそちらを対応していくということになります。
お願いした人としても同様で、お願いしたあとは対応が完了まで頭から離しているので、確認が来ると再度そちらに意識を向ける必要が出て、今抱えているものが遅れてしまいます。

例を挙げてみましょう。

たとえば、WordPressで作成されたホームページで、ある部分を修正してほしいとお願いする/される場合。
担当者(お願いする側)がWordPressのログインパスワードを変更していたとして、修正内容だけ作業者(お願いされる人)に伝えたとします。
作業者はまず、修正のスケジュールを立てます。
その時間になったら当初の情報でログインを試みますが、パスワードが変更されていることを知らないのでログインできません。
自分が間違っているのかと思い、まず自分でできることとして共有の場所を探したり自分のパソコン内を検索したりします。
それでも見つからないので、担当者に確認のメールやチャットを送ります。
そこから担当者から返信が来るまでは作業ができず、他の作業に移り、返信が来たらその作業をとめて改めて修正作業を再開します。

担当者側は、お願いした後は当然他の作業を行なっています。
確認の連絡を見たら、WordPressのパスワードを改めて検索して作業者に送らなければなりません。
しかし、忙しい時はメールやチャットのチェックができないことも多々あるかと思いますので、すぐに返信できるかどうか分からないので、さらに時間がかかってしまうかもしれません。

さて、このやりとりが複数回発生するとどうでしょう。
作業全体が進まず当然完了予定は先に伸びることになり、どちらにもメリットがありません。
そこで「思いやり」です。
何かをお願いする際に、ほんの一手間「これで相手が作業できるか」を考えてみて相手にとって十分な情報を送ることで、スムーズに物事が運ぶのではないでしょうか。
「忙しい時にそんなこと考えてられない!」なんて声も聞こえてきそうですが、忙しい時にこそスムーズに物事を運べればさらに時間をかけるということが減ると思います。

テレワークが加速していくと「その場で確認する」ということができないため、より思いやりが大切!!
ということで、私も忙しいとついつい確認せずに情報を送ってしまったりするので、できるだけ相手が作業しやすくなるように心掛けたいと思います。
(まさにホスピタリティ!!)

    営業マンゼロだから低コスト・高パフォーマンス!東京・長野(長野市、松本市)・金沢(石川県金沢市)でホームページ制作・WEB制作・ネットショップ制作を中心に、ブランディングに繋がるロゴ制作・チラシ・名刺・パンフレット・DM・ショップカード等の各種印刷物、看板・のぼりなどの販促物を制作しているデザイン事務所アプリコットデザイン。

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    Nakano Takafumi

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